Mistök í ráðningum eru dýru verði keypt

Mistök í ráðningum eru dýru verði keypt

Gylfi Dalmann Aðalsteinsson

Fyrir nokkrum árum birtist grein í tímaritinu Fortune þar sem var fjallað um breytingar á eðli starfa eða "The end of the job". Í greininni er því haldið fram að hin hefðbundnu störf eins og við þekkjum þau séu í rauninni gengin sér til húðar. Ef fyrirtæki ætla sér að ná árangri er mikilvægt fyrir þau að endurskipuleggja öll störf til að ná því besta út úr starfsmönnum. Því er spáð að í framtíðinni verði starfsmenn í rauninni "sjálfstæðir atvinnurekendur" eða verktakar sem verða ráðnir til sérstakra starfa eða til að vinna í hópum.

Störf og vinnufyrirkomulag breytast
Í dag eru störf að breytast sem og vinnufyrirkomulag; menn eru ekki lengur ráðnir til ákveðinna starfa heldur til verkefna. Ný hugtök eins og fjarvinna (teleworking) og deilistörf (job sharing) hafa orðið til. Starfsmenn verða í raun ráðnir í þeim tilgangi að vinna að mörgum verkefnum í einu og hugsanlega fyrir fleiri en einn vinnuveitanda. Fyrirtæki framtíðarinnar, þekkingarfyrirtækið, byggir á þeirri einföldu hugsun að til að lifa af samkeppni og þroskast þarf að búa yfir miklum mannauði. Það sem skilur á milli feigs og ófeigs í þessum efnum eru starfsmennirnir. Mikilvægasta auðlind sérhvers fyrirtækis er mannauðurinn sem þar er til staðar.

Breytingar á vinnumarkaðinum
Miklar breytingar hafa átt sér stað á vinnumörkuðum í hinum vestræna heimi undanfarna áratugi. Efnahagsgerð landa er að breytast. Störfum í framleiðslu og iðnaðar- og landbúnaðarstörfum fækkar á sama tíma og störfum í þjónustu fjölgar ört. Alþjóðavæðing er áberandi þar sem heimurinn er orðinn eitt markaðssvæði og stór fjölþjóðleg fyrirtæki eru ráðandi á markaði. Einstaklingshyggja fer vaxandi og nýjar stjórnunaraðferðir eru að ryðja sér til rúms þar sem lögð er meiri áhersla á frammistöðu einstaklingsins á kostnað heildarinnar.

Mikilvægi mannauðsstjórnunar
Stjórnun mannauðs (Human Resource Management) er orðin miðlægur þáttur í allri stjórnun þar sem lögð er áhersla á að starfsmenn séu góðum kostum búnir og sýni fyrirtæki hollustu. Mannauðsstjórnun snýr að öllum þeim ákvörðunum sem lúta að sambandi á milli starfsmanna og vinnuveitanda. Gæði þessara ákvarðana hafa bein áhrif á möguleika fyrirtækja og starfsmanna til að ná fram markmiðum sínum. Hlutverk þess sem fer með starfsmannamál er að halda utan um allt það sem snýr að starfsmönnum og þróa þá svo að fyrirtæki njóti góðs af þeim. Hafa ber í huga velferð einstaklingsins sem og heildarinnar þannig að þeir geti gert sitt besta svo fyrirtæki nái tilskildum árangri. Mannauðsstjórnun er  mikilvæg vegna þess að hún myndar farveg eða vettvang fyrir sköpun innan fyrirtækisins og allar þær ákvarðanir sem stjórnendur taka mynda sambandið á milli stjórnenda og starfsmanna. Ennfremur segir mannauðsstjórnun til um hvernig frammistaða fyrirtækjanna er.

Aukinn sveigjanleiki og framleiðni
Það sem stjórnendur fyrirtækja krefjast einkum í dag er aukinn sveigjanleiki og aukin framleiðni. Aukin samkeppni, bæði innlend og alþjóðleg, kallar á þetta. Fyrirtæki í dag keppa ekki eingöngu á heimamarkaði heldur á heimsmarkaði þar sem tollamúrar og aðrar hindranir eru að hverfa. Grundvallaratriði til að tryggja það að fyrirtæki á tímum alþjóðavæðingar og mikillar samkeppni haldi velli er að þau hafi yfir að ráða öflugu starfsfólki. Mannauðsstjórnun er lykillinn að velgengni fyrirtækja, hún snýst um fólk og mannleg samskipti - grunnur að góðu fyrirtæki er starfsfólkið sem þar vinnur.

Vanda val á starfsfólki
Allt þetta samskiptaferli hefst með ráðningu starfsmanns. Grundavallaratriði er að vanda vel valið á starfsfólki. En hvað skyldu stjórnendur bestu fyrirtækja í Bandaríkjunum vera að hugsa þegar þeir ráða starfsfólk? Í nýlegu tölublaði Fortune er fjallað um nokkur af bestu fyrirtækjum í heiminum en til að komast í þann hóp þurfa fyrirtæki að standa sig vel á nokkrum sviðum. Eitt þessara sviða er hæfileikinn til að laða að og halda góðu og hæfileikaríku starfsfólki. Það sem þessi fyrirtæki leggja hvað mesta áherslu á þegar kemur að ráðningum starfsfólks er að árangur fyrirtækisins laðar að besta fólkið sem nær bestum árangri. Stjórnendur fyrirtækja vita nákvæmlega hvernig starfsfólk þeir vilja. Nýir starfsmenn eru drifkraftur framtíðarinnar og litið er á starfsþróun sem fjárfestingu. Menn eru ekki ráðnir fyrir eitt ákveðið verk eða starf heldur er hugsað um starfsframa/starfsþróun og góð frammistaða er verðlaunuð. Lögð er mikil áhersla á starfsánægju og viðhorf starfsmanna til vinnunnar og fyrirtækisins er kannað reglulega. Heildarniðurstaðan er sú að bestu fyrirtækin í Bandaríkjunum líta á starfsfólkið sem dýrmætasta auð fyrirtækisins. Allt hefst þetta með ráðningarferlinu.

Að velja þann hæfasta
Þegar kemur að starfsmannavali er mikilvægt að vanda vel til verksins því rétt fólk í réttum störfum er undirstaða velgengni fyrirtækja, aukinnar starfsánægju og aukningu í framleiðni ásamt því að það tryggir minni fjarvistir og stuðlar að því að starfsmannaskipti eða starfsmannavelta verður í lágmarki. Margar leiðir eru færar til að velja og laða að rétta starfsfólkið og lykilspurningin í ráðningarferlinu er því hvernig á að velja þann hæfasta. Fyrsta skrefið er starfsgreining sem er mikilvæg til að fá fram þær hæfniskröfur sem eðli starfsins gerir til starfsmannsins. Á grundvelli þessarar greiningar er leitað að þeim einstaklingi sem kemur til með að uppfylla þær kröfur best.

Starfsmannavelta vísbending um stöðu fyrirtækis
Mikil starfsmannavelta getur gefið ýmsar vísbendingar um stöðu fyrirtækis. Hægt er að reikna út starfsmannaveltu með eftirfarandi formúlu.
 
Starfsmannavelta:  

Fjöldi starfsmanna sem fara í hverjum mánuði      x 100
Meðalfjöldi starfsmanna per mánuð

Orsakir mikillar starfsmannaveltu geta verið nokkrar s.s. mistök við ráðningu, léleg laun, starfsaðstæður, léleg stjórnun eða jafnvel boð um betra starf. Ýmsir þættir sem snerta fyrirtæki hafa áhrif á starfsmannaveltu:

• Starfsmannaráðningar
• Hönnun starfs
• Starfslýsingar og hlutverk
• Væntingar starfsmanna, móttaka og kynning nýliða
• Launakjör, hlunnindi, fríðindi
• Endurmenntun/símenntun
• Framavonir
• Starfsánægja, fyrirtækjahollusta
• Mannauðsstjórnun
• Starfsauðgun og starfsþróun


Aðferðir við ráðningar

Rannsóknir hafa sýnt að hefðbundnar leiðir eins og starfsviðtöl og meðmælabréf eru ekki góð tæki til að spá fyrir um frammistöðu starfsmanns. Því er hætt við að stór hluti starfsmannaráðninga sé byggður á röngum forsendum. Betri og ítarlegri aðferðir sem meta hæfileika, eiginleika og veikleika starfsmanna og gefa gott forspárgildi um væntanlega frammistöðu einstakra starfsmanna innan tiltekins fyrirtækis eru t.d. persónuleikapróf, hegðunartengd viðtöl og matsmiðstöðvar (assessment centers).

Hár kostnaður við mistök í ráðningum
En hver skyldi vera kostnaður fyrirtækja vegna starfsmannaveltu og mistaka í ráðningum? Ýmsar rannsóknir benda til þess að áætla megi að kostnaður vegna starfsmannaveltu t.d. vegna mistaka í ráðningum kosti fyrirtæki á bilinu 30%-100% af árslaunum viðkomandi starfsmanns. Kostnaður þessi er einkum fólginn í minnkandi framleiðni, tíma sem fer í að leita að nýjum umsækjendum og þjálfunarkostnaður. Bresk rannsókn sýnir að meðalstarfsmannavelta er u.þ.b. 15% á ári og ef við gefum okkur að 5% af starfsmannaveltunni sé vegna mistaka við nýráðningar þýðir það að í 1000 manna fyrirtæki þarf að ráða 50 starfsmenn vegna þessa. Gefum okkur að kostnaðurinn sé 30-100% af árslaunum og samkvæmt launakönnum VR 1999 eru meðaldagvinnulaun 161.000 kr. á mánuði eða 1.932.000 kr. á ári. Samkvæmt þessu getur kostnaðurinn numið kr. 579.600-1.932.000 á hverja ráðningu eða í okkar dæmi í 1000 manna fyrirtæki 29 - 96 milljónir króna.

Þessar tölur endurspegla mikilvægi þess að vanda vel val á starfsfólki ef fyrirtæki ætla að ná árangri.

Greinarhöfundur er lektor við Viðskipta- og hagfræðideild Háskóla Íslands og leiðbeinandi á vegum Þekkingarmiðlunar. 

Greinin birtist í Viðskiptablaðinu 23. febrúar 2000.

 

Skráning á póstlista  |    |