Að segja upp starfsmanni

Að segja upp starfsmanni

Ingrid Kuhlman

Uppsögn er stórt áfall í lífi starfsmanns. Hér er um að ræða átakanlegan atburð sem kallar fram mjög sterkar tilfinningar og raskar þeirri mynd sem viðkomandi hefur af veruleikanum: hvernig hlutirnir, fólkið og hann sjálfur er og hvert sambandið er milli þessa alls. Uppsagnarviðtal má sjá sem flóðbylgju af upplýsingum sem kemur heimsmynd starfsmannsins úr jafnvægi; honum finnst sem margar framtíðarvæntingar hans verði að engu. Þessar eftirvæntingar varða ekki aðeins starfið sjálft heldur einnig þá mynd sem hann hefur af sjálfum sér t.d. sem foreldri. Hvernig munu börnin sjá hann núna þegar hann er orðinn atvinnulaus?

Sálfræðileg streita
Tveir bandarískir sálfræðingar, þeir Cochrane og Robertson, hafa búið til lista yfir atburði í lífi einstaklinga og þeirri sálfræðilegu streitu sem þeim fylgja. Stigafjöldi sem nemur hundrað á þessum lista þýðir algjört andlegt niðurbrot, núll stendur fyrir atburð sem hefur engin áhrif. Listinn sýnir að uppsögn er afar átakamikill atburður (sjá töflu 1).

Viðbrögð einstaklinga við uppsögn geta verið mismunandi. Sumum kemur uppsögnin á óvart; aðrir hafa grun um hvað sé í vændum. Sumir kenna sjálfum sér um; aðrir leita utanaðkomandi orsaka; sumir eru mjög viðkvæmir fyrir breytingum en aðrir láta sér fátt um finnast. Ekkert eitt uppsagnarviðtal er eins og því er mikilvægt að sá sem flytur uppsagnartíðindin sé meðvitaður um það.

Afar mikilvægt er að undirbúa vel hvenær, hvar og á hvaða hátt uppsagnartíðindi eru flutt. Það ræðst að stórum hluta til af undirbúningnum hvort uppsögn gangi vel fyrir sig. Hægt er að koma í veg fyrir mörg vandamál með því að taka sér tíma fyrirfram til að hugsa vel um allt sem gæti farið úrskeiðis.

Tilfinningastig
Ekki er til einhlítt svar við því hvernig flytja eigi slæm tíðindi eins og uppsagnartíðindi. Þó er hægt að sjá ákveðið mynstur í því hvernig fólk tekur slæmum tíðindum. Geðlæknirinn Kubler-Ross hefur rannsakað reynslu og tilfinningar fólks sem fékk að heyra að það væri með ólæknandi sjúkdóm. Hún greindi mismunandi stig í sorgarferlinu sem einnig má sjá í öðrum aðstæðum þar sem slæm tíðindi eru flutt. Stigin sem Kubler-Ross fann eru: afneitun, ytri reiði, innri reiði og viðtaka.

Afneitun
Fyrstu viðbrögð þess er fær uppsagnartíðindi eru í langflestum tilfellum að afneita þeim og reyna að sanna með rökum að sá sem flytur tíðindin hafi rangt fyrir sér. Að afneita slæmum tíðindum eru oftast ómeðvituð viðbrögð. Afneitunin kemur fram í athugasemdum eins og "Nei, þetta getur ekki verið satt!" eða "Þetta hlýtur að vera misskilningur." Starfsmaðurinn trúir einfaldlega ekki að þetta skyldi koma fyrir hann.

Ytri reiði
Þegar viðkomandi áttar sig á að honum verði raunverulega sagt upp sýnir hann oft gremju og reiði, sem í fyrstu beinist að stjórnandanum, fyrirtækinu eða hinu ytra umhverfi. Beinskeyttar athugasemdir eru látnar falla, starfsmaðurinn brýnir raustina, öskrar, blótar og tjáir sig með áleitnum handahreyfingum eða kemur með hótanir. Vegna þess að starfsmaðurinn er í uppnámi á hann til að veita því sem stjórnandinn segir minni athygli.

Innri reiði
Eftir að starfsmanninum hefur runnið reiðin og er farinn að átta sig á því sem er að gerast beinast tilfinningarnar inn á við og hann verður vonsvikinn og niðurdreginn. Dæmi um viðbrögð á þessu stigi eru að starfsmaðurinn fer að endurtaka ákveðnar setningar: "Það er alltaf ég sem lendi í þessu!" eða "Það er örugglega af því að ég er til einskis nýtur!". Stundum finnur hann til aumkunar með sjálfum sér, reynir að koma sér í mjúkinn hjá stjórnandanum eða byrjar að gráta.

Þessi innri reiði er tilfinningalegs eðlis, líkt og í stiginu hér á undan. Munurinn er hins vegar sá að við ytri reiði beinast tilfinningarnar gegn umhverfinu og sá sem færir skilaboðin fær oftast að finna fyrir þeim. Við innri reiði beinast tilfinningarnar inn á við og reiðin sést því ekki eins augljóslega.

Viðtaka
Síðasta stig er þegar starfsmaður hefur meðtekið skilaboðin og sætt sig við þau. Það má greina með því að heyra hann spyrja spurninga sem varða framtíðina, eins og t.d.: "Hvað nú?" eða "Hvað á ég að segja heima hjá mér?" Fyrst á þessum tímapunkti er hægt að leita lausna og ræða framtíðina. Ef stjórnandinn er með eitthvað í pokahorninu, eins og t.d starf í annarri deild innan fyrirtækisins, er best að bíða með að segja frá því þangað til á þetta stig er komið. Hættan er sú að góðu tíðindin verði hluti af slæmu tíðindunum séu þau flutt fyrr í viðtalinu.

Sá sem flytur uppsagnartíðindin fylgir starfsmanninum í tilfinningalegum hreyfingum sínum. Hin ólíku stig, afneitun, ytri og innri reiði og viðtaka, birtast á afar mismunandi hátt hjá fólki. Það er hlutverk þess sem flytur tíðindin að meta tilfinningar viðkomandi starfsmanns og bregðast við á viðunandi hátt. Hverju stigi fylgir ákveðið tilfinningmynstur sem kallar á viðeigandi viðbrögð. Það sem getur verið jákvætt á einu stigi getur jafnvel haft alvarlegar afleiðingar á öðru stigi.

Algeng mistök
Tilfinningar gegna lykilhlutverki í uppsagnarviðtali, ekki aðeins tilfinningar þess er fær slæmu tíðindin heldur einnig þess er flytur þau. Vegna þessara tilfinninga eru miklar líkur á að flytjandi tíðindanna misstígi sig og valdi erfiðleikum í viðtalinu. Algengustu mistökin í uppsagnarviðtali eru að fresta skilaboðunum, að afneita ábyrgð, að fegra tíðindin og að forðast að flytja tíðindin.

Að fresta skilaboðunum
Flestir flytjendur slæmra tíðinda hafa tilhneigingu til að bíða lengi með að flytja þau í viðtalinu sjálfu. Fyrst er boðið upp á kaffi og spjallað góða stund um daginn og veginn áður en tíðindin eru flutt. Afleiðingarnar eru að spennan eykst hjá viðtakandanum og tilfinningar hans magnast upp. Hann fer að gruna að ekki sé allt með felldu. Því lengri tíma sem það tekur að koma slæmu tíðindunum að í viðtalinu því erfiðara verður það fyrir þann sem flytur þau.

Mikilvægt er því að koma afdráttarlaust að viðfangsefninu og segja starfsmanninum eins fljótt og hægt er - helst innan tveggja mínútna eftir að viðtalið er hafið - að honum verði sagt upp og að þessi ákvörðun sé óbreytanleg. Stundum getur verið nauðsynlegt að endurtaka skilaboðin nokkrum sinnum svo þau komist örugglega til skila þar sem viðtakandinn getur verið í geðshræringu og skilur tíðindin ekki alveg.

Að afneita ábyrgð
Í mörgum tilfellum upplifir sá sem flytur tíðindin uppsagnarviðtalið sem eitthvað sem honum var skipað að gera en sem hann standi ekki á bak við. Freistandi er fyrir hann að gefa þessar tilfinningar til kynna í viðtalinu, t.d. með því að segja að hann sé nú ekki sammála þessu en einhverjum öðrum finnist það greinilega nauðsynlegt. Flytjandi tíðindanna leggur þannig meiri áherslu á eigin tilfinningar en tilfinningar starfsmannsins, sem leiðir til þess að tilfinningaviðbrögð starfsmannsins verða enn sterkari.

Að fegra tíðindin
Sumir reyna að fegra tíðindin í þeirri von að viðtakandinn taki þeim betur, t.d. með því að segja: "Þér stendur til boða að skrá þig hjá ráðningarstofu."eða "Með þína hæfileika getur það ekki verið svo erfitt að fá aðra vinnu." Flytjandi tíðindanna hefur hugsanlega rétt fyrir sér en á þessum tímapunkti hafa orð hans aðeins öfug áhrif. Viðtakandinn mun túlka þau þannig að flytjandinn geri lítið úr tilfinningum hans.

Að forðast að flytja tíðindin
Það kallast að forðast að flytja tíðindi þegar sá sem flytur þau gefur slæmu tíðindin í skyn en flytur þau ekki beint og opinskátt. Hann lætur viðtakandann sjálfan komast að tíðindunum. Dæmi um það er þegar lögreglumaður bankar upp á hjá konu og spyr hana hvort eiginmaður hennar hafi farið hjólandi í vinnuna þennan morgun á bláu fjallahjóli. Konuna fer að gruna að eitthvað hljóti að hafa komið fyrir eiginmanninn og tekur stjórnina í viðtalinu. Lögreglumaðurinn færir ekki tíðindin heldur lætur konuna giska á þau. Þessa aðferð ber að varast í uppsagnarviðtali. Mikilvægt er einnig að hafa í huga að skilaboðin verða að vera mjög skýr. Það kemur stundum fyrir að starfsmaður gerir sér ekki grein fyrir því að honum hafi verið sagt upp.

Virðuleg brottför
Uppsagnarviðtal er erfitt viðtal. Stjórnendum, sem venjulega eiga ekki erfitt með samskipti, vefst oft tunga um tönn og segja ranga hluti. Mikilvægi góðs undirbúnings fyrir uppsagnarviðtal má því ekki vanmeta. Uppsögn er aldrei auðveld, hvorki fyrir starfsmannn né þann sem segir honum upp. Miklu máli skiptir að sjá til þess að brottför viðkomandi starfsmanns sé virðuleg og stjórnandinn verður því að vanda sig. Þetta gildir sérstaklega í aðstæðum þar sem starfsmanni er ekki sagt upp vegna afbrota eða vanhæfi í starfi. Slíkur starfsmaður á skilið að fá virðulega brottför, sem gerir báðum aðilum kleift að kveðjast með virðingu og án þess að hafa horn í síðu hvors annars.

Birtist í 12. tölublaði Vísbendingar, 23. mars 2001, 9. árg.