Hegðunartengd ráðningarviðtöl

Hegðunartengd ráðningarviðtöl

Fyrri hegðun spáir fyrir um hegðun í framtíðinni

Ingrid Kuhlman

Margar leiðir eru færar til að velja rétta starfsfólkið og lykilspurningin í ráðningarferlinu er því hvernig á að finna þann einstakling sem mun koma til með að standa sig best við að uppfylla þær kröfur sem starfið gerir til hans. Mikilvægt er að vanda vel til verksins því ef illa er staðið að málum situr fyrirtækið uppi með afleiðingarnar. Rétt fólk í réttum stöðum tryggir minni fjarvistir og minni starfsmannaveltu auk þess sem starfsmenn verða ánægðari í starfi, sem leiðir aftur til aukinnar ánægju viðskiptavina og aukinnar arðsemi fyrirtækisins.

En hvernig á að finna þann hæfasta? Rannsóknir hafa sýnt að hefðbundnar leiðir eins og óformföst viðtöl og meðmælabréf eru ekki góð tæki til að spá fyrir um frammistöðu starfsmanns. Betri og ítarlegri aðferðir sem meta hæfileika og eiginleika starfsmanna og gefa gott forspárgildi um væntanlega frammistöðu einstaklinga eru t.d. hæfnismiðstöð (Assessment Center), persónuleikapróf og hegðunartengd ráðningarviðtöl. Í þessari grein verður athyglinni beint að hegðunartengda ráðningarviðtalinu en hér er um að ræða viðtal þar sem spurðar eru spurningar sem beinast að þeirri hegðun sem viðkomandi hefur sýnt í ákveðnum aðstæðum. Aðferðafræðin er byggð á því að fyrri hegðun spái fyrir um hegðun í framtíðinni. Dæmi: Ef einhver hefur sýnt fram á það að hann getur tekist á við erfiðan viðskiptavin á viðunandi hátt þannig að hvorki fyrirtækið né viðskiptavinurinn bíður af því tjón er líklegt að hann muni ráða við samskonar starfskröfur í framtíðinni.

Fyrir þann sem tekur atvinnuviðtalið skiptir því öllu máli að hann fái fram skýra og nákvæma mynd af þeirri hegðun sem umsækjandi hefur sýnt í fyrri störfum eða í námi og í hvaða samhengi þessi hegðun birtist. Það er hægt að gera með því að spyrja AHHA-spurninga, þar sem AHHA stendur fyrir: Aðstæður, Hlutverk, Hegðun og Afleiðingar.

Aðstæður
Sá sem tekur viðtalið reynir að fá fram skýra mynd af aðstæðunum í kringum atburðinn sem umsækjandi nefnir með því að biðja hann um upplýsingar, t.d.: Hverjir voru viðstaddir? Hvert var starfsumhverfið? Var mikið líkamlegt eða andlegt álag?

Hlutverk
Hvert var hlutverk viðmælandans? Hverju var nákvæmlega búist við af honum? Hvaða ábyrgð tók hann á sig? Hvernig kom það fram? Hver voru hin raunverulegu verkefni?

Hegðun
Hvað sagði viðmælandinn eða gerði nákvæmlega í þessum aðstæðum? Hvernig leysti hann verkefnið? Hvernig hagaði hann sér? Hvers vegna á þennan hátt, en ekki á annan hátt?

Afleiðingar
Hver var útkoman? Hvernig virkaði hegðunin sem var sýnd? Hver voru áhrif hegðunarinnar á aðra, á viðmælandann sjálfan? Var þetta áhrifaríkt?

Með þessari viðtalstækni er reynt að beina athyglinni eins mikið og hægt er að því sem umsækjandi hefur raunverulega gert í fyrri störfum. Þetta þýðir að ekki er spurt um væntanlega hegðun og skoðanir. Tilgátuspurning eins og "Ímyndaðu þér að þú sért ósáttur við frammistöðu starfsmanns. Hvernig myndir þú láta það í ljós?" leitar eftir hegðun í framtíðinni og fullnægir því ekki kröfum um áþreifanlega fyrri hegðun. Með henni fæst aðeins svar um hvernig viðkomandi telur að hann myndi hugsanlega bregðast við ef þessar aðstæður skyldu koma upp. Þó að svarið geti verið gott og umsækjandi sýni vilja og áhuga er ekki víst að það endurspegli raunveruleikann. Betra er því að spyrja: "Getur þú nefnt dæmi um erfitt frammistöðuviðtal sem þú þurftir að taka á þessu ári?" og fylgja þessu svo eftir með kryfjandi spurningum til að komast að kjarna málsins, eins og t.d.:

• Hverjar voru aðstæðurnar? Hvað gerðist nákvæmlega? Hvert var vandamálið?
• Hvert var þitt hlutverk?
• Hvað gerðir þú? Hvað sagðir þú?
• Hverjar voru afleiðingarnar?
• Hvað lærðir þú af þessu? Myndir þú gera þetta á sama hátt næst?

Spurning sem beinist að fyrri hegðun á ekki að vera víðtæk eða óskýr. Því er ekki ráðlegt að spyrja: "Hvernig kynnist þú öðrum?" Betra er að biðja um lýsingu á hegðun í ákveðnum aðstæðum eða við ákveðnar persónur. Til dæmis: "Hvernig fórstu að því að mynda tengsl við síðasta viðskiptavininn þinn?"

Nýfengin reynsla skiptir mestu máli. Best er að spyrja fyrst um nýliðna tíð og fara svo lengra aftur í tímann ef mikilvægt er að finna ákveðna tilhneigingu. Stundum er hægt að fá betri mynd af hegðun þegar umsækjandi er einnig spurður um mistök eða það sem illa fór. Umsækjendur segja frekar frá jákvæðri reynslu en neikvæðri og reyna að draga upp sem besta mynd af sjálfum sér í atvinnuviðtali. Mistök fylgja þó lærdómsferlinu og eðlilegt er að gera mistök á lífsleiðinni. Mikilvægt er að gefa umsækjanda tækifæri í byrjun til að segja frá góðum árangri og spyrja hann síðan út í það sem heppnaðist ekki eins vel og leyfa honum að svara því hvaða lærdóm hann hafi dregið af reynslunni. Þannig fær hann tækifæri til að koma með jákvæðar hliðar á neikvæðri sögu.

Einnig er hægt að láta umsækjanda lýsa ákveðinni hegðun í mismunandi aðstæðum. Ef hann er t.d. beðinn um að lýsa sannfæringarmætti sínum er hægt að biðja um dæmi í samskiptum við viðskiptavini, við yfirmenn, við samstarfsmenn o.s.frv.

AHHA-viðtal krefst góðs undirbúnings bæði þess sem tekur viðtalið og umsækjanda. Aðferðafræðin getur þó skilað góðum árangri og hjálpað þeim sem tekur atvinnuviðtalið við að taka ákvörðun og ráða þann hæfasta.