Flestir stjórnendur eru á því að þeir séu mjög uppteknir en geta yfirleitt ekki nefnt nákvæmlega við hvað. Eftir að hafa verið í krísustjórnun í allan dag fara þeir úrvinda heim, setjast í sófann og sofna með fjarstýringuna í höndunum.
Þeir komast varla í sumarfrí og ef þeir fara þá í ferðalag með fjölskylduna geta þeir ekki gleymt vinnunni. Þeir sitja á ströndinni með fartölvuna í kjöltunni á meðan síminn er rauðglóandi. Með þessi vinnubrögð er því ekki furða að margir stjórnendur upplifa streitu, sem ef hún er langvarandi getur leitt til kulnunar í starfi.
Fyrir alla þá stjórnendur sem hafa of mikið að gera en vilja ekki lengur vera þrælar tímans og starfsins er hér að neðan að finna tímastjórnunarnámskeið í fimm skrefum.
Skref 1: Á ég að gera þetta núna?
Stjórnendur sem skortir ákveðni og sjálfsstyrk finna sig oft knúna til að framkvæma verkefni vegna þess að þeir eiga erfitt með að segja nei við yfirmanninn, samstarfsmenn eða viðskiptavini, þó að þá langi til þess.
-Haraldur, gætirðu gert mér greiða?
-Ekkert mál.
Rangt svar! Maður á aldrei að segja já við einhverju ef ekki liggur ljóst fyrir hversu umfangsmikið verkefnið er, hvenær á að ljúka við það, hvort þú sért rétta manneskjan í það og hvort þú hafir tíma til þess. Það er oft sama fólkið sem lendir í þessu. Fólk uppgötvar mjög fljótt að þú segir alltaf já og leitar því frekar til þín en til þeirra sem segja: “Nei, því miður, ég hef ekki tíma til þess í þessari viku. Ef mikið liggur við er betra að finna einhvern annan.”
Skref 2: Á ÉG að gera þetta núna?
Einmitt, áherslan er núna á “ég”. Margir stjórnendur drekkja sér í vinnu vegna þess að þeir halda að þeir eigi að gera allt sjálfir eða séu miklu fljótari að vinna verkefnin sjálfir. Þeir vanmeta starfsmenn sína og réttlæta þennan skort á valddreifingu með því að segja: “Það tekur allt of langan tíma að útskýra þetta. Það er miklu fljótara ef ég geri það bara sjálfur.” Stjórnendur sem hugsa þannig stuðla ekki að þroska starfsmanna sinna auk þess sem þeir skapa streitu hjá sjálfum sér. Gullna reglan í tímastjórnun fyrir stjórnendur er að dreifa verkefnum til annarra, veita hrós, leyfa fólki að gera mistök og dreifa fyrst og fremst verkefnum sem spara þá mikinn tíma.
Skref 3: Á ég að GERA þetta núna?
Sérstaklega í stærri fyrirtækjum eru oft vinnuferlar sem þjónuðu tilgangi einu sinni en eiga ekki lengur við. Því er gott að skoða verkefni, verkferla og vinnubrögð gagnrýnum augum með því að spyrja sig reglulega: “Eigum við að gera þetta?” Hugsaðu um atriði eins og tilgangslausar skráningar á upplýsingum, tímafrekt utanumhald utan um gögn, of margar áskriftir af tímaritum, ónauðsynlegar skýrslur, of mikinn lestur, of tíða fundi, að ferðast í stað þess að halda fundi í gegnum fjarfundabúnað o.s.frv.
Skref 4: Á ég að gera ÞETTA núna?
Tímastjórnun er ekkert annað en forgangsröðun. Verkefni eru mismikilvæg og því er mikilvægt að velja rétt. Best er að byrja á þeim verkefnum sem eru mikilvæg og þola enga bið. Síðan þarf að sinna endurteknum verkefnum sem þola enga bið og svo þeim verkefnum sem eru mikilvæg og mega bíða. Skiptu verkefnum niður í viðráðanlega áfanga í dagbókinni. Framkvæmdu ekki fyrst það sem þér þykir skemmtilegt heldur það sem er nauðsynlegt.
Skref 5: Á ég að gera þetta NÚNA?
Frestaðu ekki mikilvægum verkefnum heldur framkvæmdu þau frekar strax. Það sama á við um leiðinleg og erfið verkefni. Frestun gerir verkefnið aðeins erfiðara og kostar yfirleitt meiri orku og tíma en verkefnið sjálft. Að fresta verkefnum hefur neikvæð áhrif á starfsframa þinn, dregur úr framleiðni og eykur streitu. Hægt er að koma í veg fyrir þessa streitu með því að skipuleggja sig og áætla nægan tíma á verkefni þar sem þau taka yfirleitt meiri tíma en við höldum. Ekki er ráðlegt að ráðstafa 100% af tímanum því að þá er ekki svigrúm til að takast á við óvæntar uppákomur, sem eru óhjákvæmilegur hluti af starfinu hvers og eins. Helsta áskorunin er síðan að standa við gerðar áætlanir, m.a. með því að segja nei og finna leiðir til að takast á við truflanir af ýmsum toga.
Tímastjórnun er sjálfsstjórn
Tímastjórnun er ekkert annað en sjálfsstjórn. Hún snýst mikið um það sem við gerum ekki: við skipuleggjum okkur ekki nógu vel, gerum ekki aðalatriðin að aðalatriðum, setjum okkur ekki markmið, segjum ekki nei, sættum okkur ekki við minna en fullkomnun og dreifum ekki valdi og ábyrgð. Tímastjórnun snýst líka mikið um að taka ákvarðanir, gera raunhæfar áætlanir og standa við þær. Tímastjórnun er að taka ábyrgð á sjálfum sér og taka tíma fyrir það sem skiptir okkur mestu máli, hvort sem það er í vinnunni eða einkalífi.
Greinarhöfundur: Ingrid Kuhlman. Birtist í Viðskiptablaðinu 28. september 2005.
