Breytingar innan vinnustaða fjalla að stærstum hluta um breytingar á hegðun fólks. Því er mikilvægt að fólkið sjálft sé tilbúið til að breyta.
Ekki er óalgengt þegar breytingar eru innleiddar að það komi upp andstaða hjá starfsfólkinu gagnvart breytingunum. Hún birtist m.a. í eftirfarandi setningum: "Það er bara verið að breyta til að breyta", "Það er engin ástæða til að breyta", "Við höfum aldrei gert þetta svona" eða "Við höfum alltaf gert þetta svona". Fólk er misvel í stakk búið til að takast á við breytingar.
Hjá sumum valda jafnvel smávægilegar breytingar titringi á meðan aðrir vilja alltaf breyta meiru
Stjórnendur, hvort sem þeirra hlutverk er að stofna til breytinganna eða framkvæma þær, eru ráðandi þáttur í breytingum. Til að koma breytingum í framkvæmd á árangursríkan hátt er skilyrði að þeir dragi fram skilning og aðstoð starfsmanna og takist á við andstöðu.
Ástæður andstöðu
Nokkrar algengar ástæður andstöðu við breytingar eru skortur á upplýsingum, skortur á þátttöku, aukið starfsóöryggi og "við erum búin að prófa þetta áður"-viðhorfið.
Skortur á upplýsingum
Ótti við hið óþekkta er ein af meginástæðum andstöðu. Breytingum er oft ráðstafað af yfirstjórn fyrirtækis, án þess að hafa samráð við aðra innan þess. Oft gleymist að láta upplýsingarnar flæða um allt fyrirtækið. Starfsmenn upplifa þá gjarnan öryggisleysi, óvissu og óánægju. Þeir velta fyrir sér hvað verður um þá og starf þeirra. Breytingar leiða oft til þess að allt er öðruvísi, vinnuálagið eykst og ábyrgð og vald eru óljós. Óvissan er letjandi og leiðir til þess að starfsmenn fari að ímynda sér alls kyns hluti, sem geta sumir verið verri en atburðarás í verstu hryllingsmynd Stephen King! Þarf ég að sætta mig við launalækkun, minna starfsöryggi, verri vinnuaðstöðu, einhæfari vinnu, stöðulækkun? Án markvissrar upplýsingagjafar er starfsfólkið í besta tilfelli hikandi og í versta tilfelli lamað af kvíða og ekki í stakk búið til að takast á við breytingarnar.
Besta leiðin til að draga úr ótta starfsmanna er að tryggja markvissa upplýsingagjöf og að línur séu skýrar. Stjórnandinn verður að halda starfsmönnum vel upplýstum um það sem framundan er og útskýra það sem er vænst af þeim. Hann verður að veita starfsmönnum stuðning og vera vakandi fyrir kjaftasögum sem geta grafið undan góðum samskiptum.
Skortur á þátttöku
Það eru mjög skýr tengsl á milli þátttöku starfsfólks í breytingum og andstöðu þess þ.e.a.s. því minni þáttakan er því meiri andstaðan. Starfsmenn eru ekki líklegir til að taka breytingum opnum örmum ef þeir fá ekki að taka þátt í innleiðingu og framkvæmd þeirra. Tökum dæmi um starfsmann sem er búinn að vinna í framleiðsludeild í tíu ár og kann starfið inn og út. Yfirstjórn fyrirtækisins tilkynnir nýtt framleiðslukerfi sem kemur til með að hraða afhendingu og bæta gæðamálin. Starfsmaðurinn er ekki spurður hvaða lagfæringar þurfi að gera. Honum finnst komið illa fram við sig og upplifir sig valdalausan og einskis virði.
Fyrir stjórnendur er mikilvægt að tryggja gott flæði upplýsinga upp á við, niður á við og til hliðar og tryggja þátttöku starfsmanna í breytingaferlinu alveg frá upphafi, m.a. með því að hlusta á skoðanir starfsmanna og taka tillit til þeirra ef við á. Fólk verður að upplifa að það skiptir máli.
Aukið starfsóöryggi
Þegar breytingar eru tilkynntar leggja stjórnendur oft megináherslu á ávinning breytinganna fyrir fyrirtækið. Gengið er út frá því að starfsmennirnir muni telja að það sem er gott fyrir fyrirtækið sé líka persónulegur ávinningur fyrir þá. Þeir sjá þó yfirleitt ekki strax avinninginn. Breytingar neyða þá oft til þess að menn þurfa að tileinka sér ný vinnubrögð og sleppa gömlum venjum. Starfsmenn fá hugsanlega að axla aukna ábyrgð eða þá minni ábyrgð eða eru færðir til í starfi, sem setur ástandið úr skorðum.
Mikilvægt er að greina og nefna hvaða ávinning starfsfólkið getur haft af breytingunum, t.d. með því að sýna fram á að þær leiði til aukins starfsöryggis (nýja kerfið okkar = betri þjónusta = fleiri viðskiptavinir = fleiri störf). Einnig er mikilvægt að ganga ekki of hratt til verks í breytingaferlinu og gefa starfsfólkinu tækifæri til að aðlagast.
"Við erum búin að prófa þetta áður"-viðhorfið
Það er mjög mikilvægt að breytingarnar séu reistar á góðum rökum en ekki aðeins framkvæmdar breytinganna vegna eða vegna þess að samkeppnisaðilinn náði svo miklum árangri með breyttum vinnubrögðum. Þetta getur auðveldlega leitt til þess að starfsfólkið missi trúna á stjórnendum.
Til að endurheimta trú starfsmanna á breytingum getur verið gott fyrir stjórnendur að viðurkenna t.d. gerð mistök og sýna fram á að sömu mistökin verði ekki endurtekin. Annað sem getur virkað hvetjandi í breytingaferli er að halda upp á árangurinn, brosa, draga fram það sem vel gengur, sýna þakklæti, hrósa og sýna jákvæðni.
Greinarhöfundur: Eyþór Eðvarðsson. Birtist í Viðskiptablaðinu 27. mars 2003.
