Að þekkja hlutverkin

Ein af merkilegri kenningum í stjórnunarfræðunum er kenningin um hóphlutverk eftir breska sálfræðinginn Meredith Belbin.

Hann hefur um árabil rannsakað hópa og hvað það er sem gerir þá árangursríka. Bók hans, Management Teams, hefur verið nefnd m.a. af Financial Times sem ein af fimmtíu bestu bókum um stjórnun frá upphafi.

Belbin setti saman hópa fólks eftir greind og persónuleikaþáttum, eins og úthverfu (extrovert) eða innhverfu (introvert), og skoðaði árangurinn af samstarfinu. Niðurstöðurnar gáfu til kynna að þessi atriði skipta ekki miklu máli og að öðru fremur beri að horfa á hóphlutverkin. En fyrir utan hið faglega hlutverk (sem varðar sértæka starfsþekkingu) og skipulagshlutverk (stöðu innan skipuritsins) gegna einstaklingar einnig hóphlutverkum. Þau segja til um hvert framlag þeirra er í hópvinnu og hvernig þeir vinna með öðrum. Samkvæmt Belbin er undirstaða góðrar samvinnu í hópum sú að menn þekki mikilvægi þessara hlutverka og geti nýtt sér styrkleika þeirra í hópvinnu.

Belbin greinir átta hlutverk sem einstaklingar í hópum virðast ganga í. Hver hópur hefur þörf fyrir ákveðna blöndu af þessum átta hlutverkum til að geta skilað árangri. Þetta þýðir til dæmis að hópur framúrskarandi einstaklinga getur skilað lélegum árangri ef ekkert jafnvægi er í samsetningu hlutverkanna. Á sama hátt geta hópar sem myndaðir eru af einstaklingum sem fyrirfram eru ekki taldir líklegir til stórverka náð mjög góðum árangri ef hlutverkin eru í jafnvægi.

Í hverju ert þú framúrskarandi?
Eins og áður segir greinir Belbin á milli átta hlutverka. Flestir hafa þó aðeins tök á tveimur eða þremur hlutverkum samtímis. Aðeins í þeim hlutverkum finnur fólk sig og nær að skila góðu og ósviknu framlagi til hópsins. Belbin gerir greinarmun á hæfni (competence) og afburðagæðum (excellence). Hæfni þýðir að þú hefur sæmilegt vald á öllu og nærð miðlungsárangri. Afburðagæði þýðir að þú ert framúrskarandi í tveimur eða þremur hlutverkum og virkilega þú sjálf(ur).

Hér að neðan er lýsing á þessum átta hlutverkum.

Framkvæmdamaðurinn
Framkvæmdamaðurinn er góður í að koma hugmyndum í verk og ljúka þeim. Hann er skilvirkur og hagsýnn, sér hverju hægt er að ná og hverju ekki. Hann er góður skipuleggjandi, hefur aga og sér til þess að hlutirnir verði framkvæmdir. Hann er hrifnari af því að framkvæma hlutina frekar en að ræða mikið um þá eða halda endalausa fundi. Framkvæmdamenn geta verið dálítið ósveigjanlegir og fljótir að hafna fyrstu hugmyndum annarra sem þeir telja vera óhagkvæmar.

Tengiliðurinn
Tengiliðurinn er gerandi og auk þess fæddur til samskipta; fullur eldmóði, mannblendinn og góðlátlegur. Hann er forvitinn og byggir upp góð tengsl við fólk. Hann leitar stöðugt að nýjum upplýsingum og áhugaverðu fólki. Tengiliðurinn er oft talinn vera mjög skapandi en í raun tengir hann frekar saman hugmyndir annarra á hugvitssaman hátt en koma sjálfur með frumlegar hugmyndir. Tengiliðurinn veit hvar tækifærin eru og kann að nýta þau. Hann er fljótur að fyllast eldmóð en einnig fljótur að missa áhugann þegar eitthvað er ekki lengur nýtt.

Peran
Peran er miklu meira hugsandi einstaklingur en gerandi. Hún er skapandi, endurnýjandi og kemur með frumlegar hugmyndir. Hún þarf mikið rými til að geta beitt hugmyndafluginu, hannað stefnur og skipulag fyrir framtíðina. Henni finnst frábært að koma með nýjar og óvæntar hugmyndir fyrir gömul vandamál. Peran er oft innhverf og einræn og vill helst vinna í ákveðinni fjarlægð frá hópnum.

Perur sem stjórnendur eru sérlega mikilvægar á byrjunarstigi fyrirtækis eða verkefnis, þegar "sköpunin" á sér stað. Peran hefur tilhneigingu til að missa sjónar á raunveruleikanum.

Greinandinn
Greinandinn er meira hugsandi en gerandi og frekar greinandi en skapandi. Hann er íhugull og hugleiðir gaumgæfilega. Framlag hans til hópsins eru huglægar og úthugsaðar greiningar. Hann vill vita af hverju og hvernig, vill rannsaka og skilja. Hann er fljótur að sjá veikleika í áætlunum eða röksemdarfærslum og hefur gaman af því að hugleiða, lýsa og útskýra. Vegna þess hve gagnrýninn hann er virðist hann stundum vera kuldalegur og fjarlægur. Greinandinn getur lent í mikilvægum stjórnunarstöðum þar sem úthugsað mat er afar mikilvægt og afdrifaríkt er að gera mistök. Hann er ekki eins fær í að gegna stjórnunarstarfi þar sem hann þarf að taka margar ákvarðanir og vera fljótur að því.

Mótandinn
Mótandinn er viljasterkur einstaklingur með góða, praktíska innsýn og tilfinningu fyrir tækni, aðferðum og reglum. Hann er drífandi og með mikinn sjálfsaga. Hann vill ná árangri, er fljóthuga og óþolinmóður. Hann skorar á og er stöðugt leitandi að áskorunum. Hann hefur gaman af keppni og rifrildi, svo lengi sem hann vinnur. Mótandinn er fljótur að ná sér og ákveðinn í umgengni sinni við fólk. Þegar á móti blæs er hann hins vegar fljótt pirraður, tilfinningasamur og eirðarlaus. Hann er framtakssamur, sér til þess að koma hlutum í gang og sér fólk aðallega í ljósi settra markmiða. Fólk upplifir mótandann gjarnan sem stýrandi, þvingandi og drambsaman.

Formaðurinn
Formaðurinn er viljasterkur en leitast stöðugt við að fá sameiginlegt álit allra í hópnum. Hann er jákvæður, úthverfur og drottnar ekki yfir öðrum heldur kemur með aðferðir til að fara eftir, skýrir það sem við er átt, skráir skoðanir og tekur saman það sem allir í hópnum vilja. Hann tekur fólki eins og það er og hefur góða tilfinningu fyrir hvar styrkur og hæfileikar hvers og eins liggja. Þó hann leiti eftir sameiginlegu áliti allra heggur hann hiklaust á hnútinn þegar kominn er meirihluti eða þegar tíminn er naumur. Hann er tilfinningasamur og gæddur innsæi. Hann hefur þó sínar grundvallarreglur og gerir öðrum ljóst hver mörkin eru.

Frágangsmaðurinn
Frágangsmaðurinn nærist á áhættu sem leiðir til fullkomunaráráttu og áherslu á smáatriði. Hann hefur stöðugar áhyggjur af öllu því sem gæti farið úrskeiðis. Hann er hrifinn af reglum og ákveðnum mynstrum og athugar í sífellu hvort allt gangi vel og hvort verkefnum sé skilað á réttum tíma. Hann er mjög gagnrýninn, hefur náið eftirlit og fylgist með gæðum. Hans ytri sjálfsagi og ró eru villandi því að hann drekkur í sig alla streituna sem fylgir starfinu, stundum á kostnað heilsunnar. Frágangsmaðurinn getur haft niðurdrepandi áhrif á hópmeðlimi vegna stöðugs nöldurs.

Liðsmaðurinn
Er tilfinningasamur einstaklingur sem veitir hópi stuðning. Tilfinningar skipta hann miklu máli og hann leitast við að skapa gott andrúmsloft og samheldni. Hann sér hvað aðrir hópmeðlimir þurfa til að geta skilað góðum árangri. Hann á auðvelt með að fá aðra til að treysta sér. Honum mislíkar ágreiningur og hann á erfitt með að taka ákvarðanir við erfiðar aðstæður. Hann er trúr markmiðum hópsins, sér til þess að allir komist að og ræðir hugmyndir annarra á jákvæðan hátt. Hann er góður í að fá fólk til að vinna saman og er með góða innsýn í tengsl á milli fólks. Liðsmaðurinn á til að skapa andrúmsloft þar sem ekki er tekið á málum af nægri festu og ábyrgð.

Nýta sér styrkleika fólks sem best
Almennt er ætlast til þess að stjórnendur sé "margfætlur" sem eigi að kunna allt. Þeir eru þó jafn takmarkaðir og allir hinir í hlutverkum sínum. Það er ekki svo að ákveðin hlutverk myndi betri grunn fyrir stjórnendur en önnur. Stjórnendur verða að læra hver réttu hlutverkin eru og hvar og hvenær þeir eiga að gegna þeim. Hluti af þessu er að átta sig á hlutverkum annarra og leyfa þeim að njóta sín í þeim. Þannig séð fjallar hópvinna um að nýta sér styrkleika fólksins sem best.

Greinarhöfundur: Eyþór Eðvarðsson. Birtist í Viðskiptablaðinu 6. október 1999.