Fagmennska í ráðningum

Undanfarið hefur verið mikil umræða um að mikilvægt sé að vanda til verka þegar kemur að ráðningum, m.a. í rannsóknarskýrslu Alþingis.

Margar leiðir eru færar til að velja rétta starfsfólkið og lykilspurningin í ráðningarferlinu er ávallt hvernig á að finna þann einstakling sem mun koma til með að standa sig best í því starfi sem verið er að ráða í.

Ráðningarferli er yfirleitt tímafrekt og kostnaðarsamt og mikilvægt er að vanda valið því mistök eru dýru verði keypt. Ýmsar rannsóknir hafa leitt í ljós að áætlaður kostnaður vegna starfsmannaveltu af sökum mistaka í ráðningum nemi á bilinu 30%-100% af árslaunum viðkomandi starfsmanns. Kostnaðurinn stafar einkum af minni framleiðni, tímanum sem fer í að leita að nýjum starfsmanni auk þjálfunarkostnaðar. Rétt fólk í réttum stöðum tryggir minni fjarvistir og minni starfsmannaveltu auk þess sem starfsmenn verða ánægðari í starfi, sem leiðir aftur til aukinnar ánægju viðskiptavina og aukins árangurs vinnustaðarins.

En hvernig á að fara að því að finna þann hæfasta? Rannsóknir hafa sýnt að hefðbundnar leiðir eins og óformföst viðtöl og meðmælabréf, sem eru mikið notuð á Íslandi, hafa lítið forspárgildi. Ef skoðaðar eru t.d. spurningarnar sem umsækjendur um stöðu umboðsmanns skuldara fengu og birtar eru á heimasíðu Félagsmálaráðuneytisins þá er ljóst að í ráðningarviðtölunum var spurt frekar almennra eða svokallaðra tilgátuspurninga sem hafa litla forspá um frammistöðu í starfi. Tökum nokkur dæmi:

• „Hvernig myndirðu bregðast við ef mótmæli færist að heimili umboðsmanns?“
• „Hvers konar karaktereinkenni þarf einstaklingur sem gegnir embætti umboðsmanns skuldara að hafa?“
• „Hvernig muntu tækla 300 manna borgarafund?“
• „Hvernig sérðu fyrir þér hinn opinbera prófíl umboðsmanns skuldara. Er hann þögull? Talar hann? Hvernig talar hann?“
• „Hvernig vinnur þú úr streitunni og álaginu sem fylgir starfinu?“
• „Hvað telur þú að gerist á næstu mánuðum í tengslum við skuldavandann?“

Þó að svarið geti verið gott og umsækjandi sýni vilja og áhuga er ekki víst að það endurspegli raunveruleikann. Fólk mun reyna að svara eins og það haldi að það muni bregðast við, sem er ekki það sama og hvernig það bregst við þegar á hólminn er komið. Betri og ítarlegri aðferðir sem meta umsækjendur og gefa gott forspárgildi um væntanlega frammistöðu einstaklinga eru t.d. matsmiðstöðvar (assessment centers), persónuleikapróf og hegðunartengd ráðningarviðtöl.

Hér verður athyglinni beint að hegðunartengdum (e. competence-based)  spurningum en þá er um að ræða spurningar sem beinast að þeirri hegðun sem viðkomandi hefur sýnt. Aðferðafræðin er byggð á því að fyrri hegðun spái fyrir um hegðun í framtíðinni. Dæmi: Ef einhver hefur sýnt fram á það að hann getur tekist á við erfið mál á viðunandi hátt þannig að hvorki vinnustaðurinn né viðskiptavinurinn bíður af því tjón er líklegt að hann muni ráða við sambærilegar starfskröfur í framtíðinni. Fólk sem hefur verið stundvíst hingað til í lífinu er mjög líklegt til að vera stundvíst hér eftir. Þannig að lykilatriði varðandi stundvísina er að komast að því hvort viðkomandi hafi verið stundvís hingað til.

Fyrir þann sem tekur atvinnuviðtalið skiptir því öllu máli að hann fái fram skýra og nákvæma mynd af þeirri hegðun sem umsækjandi hefur sýnt í fyrri störfum eða í námi og í hvaða samhengi þessi hegðun birtist. Það er hægt að gera með því að spyrja alla umsækjendur um dæmi þar sem reynt hefur á þá hegðun sem leitað er eftir. Þegar dæmið er komið greinir spyrjandi aðstæðurnar, fær upp hlutverk umsækjandans í þeim, hvaða hegðun hann sýndi og að lokum hverjar afleiðingarnar voru. Þetta er vandasamt ferli og reynir mjög á fagmennsku spyrilsins og samskiptafærni.

Aðstæður
Sá sem tekur viðtalið reynir að fá fram skýra mynd af aðstæðunum í kringum atburðinn sem umsækjandi nefnir með því að biðja hann um upplýsingar, t.d.: Hvar gerðist þetta? Hverjir voru viðstaddir? Hvert var starfsumhverfið? Var mikið líkamlegt eða andlegt álag?

Hlutverk
Hvert var hlutverk viðmælandans? Hverju var nákvæmlega búist við af honum? Hvaða ábyrgð bar viðkomandi? Hver voru hin raunverulegu verkefni? Hvernig var starfslýsingin? Var viðkomandi einn í verkefninu? Hvaða hlutverk höfðu aðrir?

Hegðun
Hvað sagði viðmælandinn eða gerði nákvæmlega í þessum aðstæðum? Hvernig leysti hann verkefnið? Hvernig hagaði hann sér? Hvers vegna á þennan hátt, en ekki á annan hátt? Hvernig brugðust aðrir við?

Afleiðingar
Hver var útkoman? Hvernig virkaði hegðunin sem var sýnd? Hver voru áhrif hegðunarinnar á aðra eða á viðmælandann sjálfan? Bar hegðunin árangur?

Með þessari viðtalstækni er reynt að beina athyglinni eins mikið og hægt er að því sem umsækjandi hefur raunverulega gert í fyrri störfum. Þetta þýðir að ekki er spurt um væntanlega hegðun og skoðanir. Tilgátuspurning eins og „Hvernig myndirðu bregðast við ef mótmæli færist að heimili umboðsmanns?“ leitar eftir hegðun í framtíðinni og fullnægir því ekki kröfum um áþreifanlega fyrri hegðun. Með henni fæst aðeins svar um hvernig viðkomandi telur að hann myndi hugsanlega bregðast við ef þessar aðstæður kæmu upp. Betra er því að spyrja: „Hefur þú lent í aðstæðum þar sem mótmæli beindust að þér eða þínu heimili?“ og fylgja þessu svo eftir með kryfjandi spurningum til að komast að kjarna málsins, eins og t.d.

• Hverjar voru aðstæðurnar? Hvað gerðist nákvæmlega? Af hverju stöfuðu mótmælin?
• Hvert var þitt hlutverk? Hvað með hlutverk annarra?
• Hvernig brástu við? Hvað sagðir þú/gerður þú?
• Hverjar voru afleiðingarnar? Hvernig fór þetta?
• Hvað lærðir þú af þessu? Myndir þú bregðast við eins næst?

Spurning sem beinist að fyrri hegðun á ekki að vera víðtæk eða óskýr. Því er ekki ráðlegt að spyrja: „Hvernig kynnist þú öðrum?“ Betra er að biðja um lýsingu á hegðun í ákveðnum aðstæðum eða við ákveðnar persónur. Til dæmis: „Gætir þú gefið mér dæmi um það hvernig þú fórst að því að mynda tengsl við síðasta viðskiptavin þinn?“

Nýfengin reynsla skiptir mestu máli. Best er að spyrja fyrst um nýliðna tíð og fara svo lengra aftur í tímann ef mikilvægt er að finna ákveðna tilhneigingu. Stundum er hægt að fá betri mynd af hegðun þegar umsækjandi er einnig spurður um mistök eða það sem illa fór. Umsækjendur segja frekar frá jákvæðri reynslu en neikvæðri og reyna eðlilega að draga upp sem besta mynd af sjálfum sér í atvinnuviðtali. Mistök fylgja þó lærdómsferlinu og eðlilegt er að gera mistök á lífsleiðinni. Mikilvægt er að gefa umsækjanda tækifæri í byrjun til að segja frá góðum árangri og spyrja hann síðan út í það sem heppnaðist ekki eins vel og leyfa honum að svara því hvaða lærdóm hann hafi dregið af reynslunni. Þannig fær hann tækifæri til að koma með jákvæðar hliðar á neikvæðri sögu.

Einnig er hægt að láta umsækjanda lýsa ákveðinni hegðun í mismunandi aðstæðum. Ef hann er t.d. beðinn um að lýsa sannfæringarmætti sínum er hægt að biðja um dæmi í samskiptum við stjórnsýsluna, viðskiptavini, yfirmenn, samstarfsmenn o.s.frv.

Kostir þessarar aðferðafræði eru í fyrsta lagi að með því að spyrja alla umsækjendur sömu hegðunartengdu spurninganna getur ráðningaraðili á markvissan hátt borið þá saman. Hann getur í öðru lagi dæmt um það hvort niðurstaðan sem náðist hafi verið afleiðing hegðunar umsækjandans eða aðeins afleiðing aðstæðna. Í þriðja lagi getur ráðningaraðili dæmt um það hvort aðstæðurnar kröfðust sérstakrar hegðunar og hvort viðmælandinn sýndi tiltekna hegðun eða ekki. Þegar spurt er um fyrri hegðun og upplýsingum safnað um áþreifanlega hegðun í liðinni tíð er þar að auki minni hætta á of huglægu mati.

Hegðunartengd ráðningarviðtöl krefjast góðs undirbúnings þess sem tekur viðtalið. Hér hefur aðeins verið tekið á viðtalstækninni sem er mikilvæg en fleira mætti taka inn eins og túlkun og matsvillur. Það verður ekki gert hér enda ráðningar í eðli sínu mjög flókið fyrirbæri og ekkert einfalt við það að komast að því hversu fært fólk er í starf sem það er ekki byrjað í.

Greinarhöfundur: Ingrid Kuhlman. Birtist í Frjálsri verslun 8.-9. Tbl. 2010.