Einföld og áhrifarík aðferð sem fjöldi fólks notar við tímastjórnun er að gera verkefnalista fyrir daginn.
Þá er skrifað niður allt það sem þarf að gera yfir daginn og síðan farið skipulega í að vinna það. Verkefni sem lokið er við eru strikuð út af listanum og nýjum verkefnum bætt við.
Til að auka skilvirkni, sérstaklega á tímum vinnutímastyttingar, getur verið enn áhrifaríkara að gera svokallaðan „not-to-do“ eða hætta-að-gera lista með því að lista upp öll þau atriði sem maður ætlar að hætta að gera. Ástæðan er að eftir því sem afköstin aukast, verða sett fleiri verkefni á okkur. Það er eins og við breytumst í verkefnasegul. „Látum Siggu fá þetta verkefni“, er sagt, „hún mun örugglega rúlla því upp.“ Vandamálið er að við erum takmörkuð auðlind. Það skiptir ekki máli hversu dugleg við erum, við höfum aðeins takmarkaða orku og tíma. Það sem við gerum ekki hefur áhrif á hvað við getum gert. Ef við ætlum að vaxa í starfi án þess að brenna út þurfum við að ákveða það sem við ætlum ekki að gera.
Dæmi um atriði sem geta lent á hætta-að-gera listanum eru:
- Að segja alltaf já.
- Að lofa upp í ermina á mér og skapa væntingar sem ég get ekki staðið við.
- Að mæta á eða boða til funda sem hafa ekki skýran tilgang eða skýrt markmið.
- Að vakta tölvupósthólfið stöðugt og svara tölvupóstum um leið og þeir birtast. Ákveða í staðinn að skoða póstinn á fyrirfram ákveðnum tímum dagsins.
- Að sinna verkefnum sem við eigum ekki að sinna.
- Að ofskrá eða ofskjala.
- Að vera sérfræðingar í öllu.
- Að gera margt í einu („multi-tasking“).
- Að gera allt sjálf(ur) í stað þess að útdeila verkefnum.
- Að hætta að halda að við þurfum að gera allt strax.
- Að taka þátt í hverju einasta verkefni eða leysa hvert einasta vandamál.
- Að hringja til baka í símanúmer sem maður missir af - ef málið er mikilvægt hringir viðkomandi aftur.
- Að verja of miklum tíma á samfélags- eða vefmiðlum.
- Að taka vinnuna með sér heim.
Með því að gera hætta-að gera lista færum við fókusinn á það sem skiptir raunverulega máli. Þannig verjum við orku í það sem við viljum áorka og hámörkum skilvirkni.
Greinarhöfundur: Ingrid Kuhlman. Birtist á www.mannlif.is 19. apríl 2021.
