Hverjir eru þínir tímaþjófar?

Hver kannast ekki við það að hafa engan tíma til að sinna sjálfum sér, að tíminn virðist fljúga, að vera allan daginn að leysa vandamál, að dagurinn mætti hafa 48 klukkutíma?

Jafnvel þó að við reynum að nýta tímann vel höfum við á tilfinningunni að við höfum ekki nóg af honum. Allan daginn eru gerðar kröfur. Starfsmenn og viðskiptavinir koma með spurningar, síminn hættir ekki að hringja, óvæntir gestir koma og á skjánum birtist stöðugt: "Þú hefur fengið póst". Endalaus viðhengi sem þarf að lesa og muna og upplýsingaflóðið virðist aðeins aukast.

Að gera réttu hlutina
Margir gera ekkert annað en að bregðast við áreitum og láta stjórnast af því sem virðist áríðandi hverju sinni. Þeir hafa þar af leiðandi ekki tíma fyrir það sem skiptir virkilega máli eins og áætlanagerð, framtíðarsýn, stefnumótun, að þróa nýjar aðferðir, starfsþróun, heilsuna og síðast en ekki síst einkalífið. Þeir hafa engan tíma fyrir persónulegan þroska, fjölskylduna, áhugamál eða til að hugsa, byggja upp og viðhalda tengslum við (sam)starfsmenn. Þeir rembast við að gera hlutina rétt, eins og t.d. ljúka við verkefni á réttum tíma eða uppfylla settar kröfur, í stað þess að gera réttu hlutina þ.e. það sem skiptir verulegu máli í það skiptið, bæði í starfi og einkalífi.

Fáum tíma og orku gefins
Til að geta forgangsraðað og náð árangri í þeim verkefnum sem við viljum komast yfir á þeim tíma sem við höfum er mikilvægt að gera sér grein fyrir því að það er þrennt sem við fáum gefins á hverjum degi: tíma, orku og hugsanir. Við höfum bara ákveðinn tíma og þó svo að við sækjum námskeið í tímastjórnun þá fáum við ekki fleiri en 24 klukkutíma á dag eða 168 klst. í viku. Vinnan virðist spila nokkuð stórt hlutverk í lífi margra en við nánari athugun kemur í ljós að við verjum ekki nema 25% af tíma okkar við vinnu. Afgangurinn af tíma okkar fer í persónuleg mál (svefn, máltíðir, klæða sig í og úr, kaupa í matinn, borga reikninga o.s.frv.) og einkalíf (maka, börn, fjölskyldu, frítíma og áhugamál). Þetta kemur kannski svolítið á óvart þar sem margir láta stjórnast af vinnunni.

Til viðbótar tíma höfum við orku í dagsins önn en það eru sveiflur yfir daginn. Um 90% fólks hefur mesta orku á milli kl. 11:00 og 13:00. Rannsóknir sýna að þessi líffræðilega klukka er eins alls staðar í heiminum. Þessum tíma er best að verja í verkefni sem krefjast einbeitingar og mikillar hugsunar. Eftir kl. 13:00 lækkar orkustigið og er sá tími upplagður fyrir endurtekin verkefni eða umræður og létta fundi. Í lok dagsins hækkar orkustigið aftur en fer samt ekki eins hátt og fyrri hluta dagsins. Það borgar sig því að skipuleggja daginn vel.

Mikilvægt hvernig við beitum hugsun okkar
Í þriðja lagi höfum við hugsun okkar, það hvernig við beitum orku okkar og eigin hugsunum. Tíminn er huglægt hugtak því að það er mjög misjafnt hvernig við skynjum hann. Stundum virðast fimm mínútur óralangar, t.d. þegar við erum að bíða eftir einhverju eða vinna leiðinlegt verkefni, en þegar við einbeitum okkur að því sem við höfum gaman af virðist tíminn fljúga. Hugsanir um tíma, og þá sérstaklega um það að "koma of seint" eða "ná ekki að ljúka við verkefni", valda óróa og flýti.

Samkvæmt bandaríska sálfræðingnum Albert Ellis hafa hugsanir okkar og "innri orðaskipti", þ.e. það hvernig við tölum við sjálf okkur, mikið að segja um hvernig okkur líður og hvernig við hegðum okkur. Ef við göngum út frá því versta líður okkur ekki eins vel og þegar við horfum á hlutina jákvæðum augum. Mjög óraunhæfar hugmyndir geta leitt til neikvæðra tilfinninga sem auðveldlega standa í vegi fyrir að fólk nái árangri. Mikilvægt er að temja sér jákvæðan og uppbyggilegan hugsunarhátt og snúa neikvæðum hugsunum yfir í jákvæðar staðhæfingar. Við getum með öðrum orðum forritað okkur sjálf með uppbyggilegum skilaboðum og þar með styrkt sjálf okkur og hvatt okkur til dáða.

Taka ábyrgð á sjálfum okkur
Flestir vilja vinna til að lifa en ekki öfugt en til þess þarf jafnvægi milli vinnu og einkalífs. Undirstaða þessa jafnvægis er sjálfsstjórn. Í því felst að við öxlum ábyrgð á því hver við erum, hvað við gerum og hvað við viljum gera. Við þurfum því að geta horft í eigin barm og lagt mat á stöðu okkar í dag. Viljinn til að breyta þarf að vera til staðar því annars mun einhver annar eða eitthvað annað halda áfram að stjórna okkur. Næsta skrefið er svo að fara yfir þau atriði sem þarf að gera og dreifa þeim á þann tíma sem við höfum. Til eru nokkrar þekktar aðferðir til að hjálpa til við það.

1. Greining á tímavörslu
Gagnlegt getur verið að halda dagbók í t.d. hálfan mánuð til að fylgjast með því hvernig þú verð tíma þínum og hvar þú tapar tíma. Hverjir eru helstu tímaþjófarnir, hvað taka þeir mikinn tíma frá þér, hversu oft kemur það fyrir? Skráðu hjá þér hvert viðvik fyrir sig og tímann sem það tekur. Í töflunni hér að neðan er að finna helstu tímaþjófa: 

2. Jákvætt hugarfar
Við höfum allan tímann í heiminum. Málið er hvað við gerum við allan þennan tíma. Hugarfarið eða viðhorfið í þessu samhengi er mikilvægt. Sálfræðingar gera greinarmun á fólki sem heldur að það hafi stjórn á öllu og geti haft áhrif á það sem það tekur sig fyrir hendur og fólki sem lætur umhverfið og aðstæður stjórna sér. Þeim síðastnefndu finnst að þeir hafi ekki stjórn á neinu og geti ekki haft áhrif á neitt sem gerist. Þeir bregðast við umhverfinu og kvarta venjulega yfir því sem kemur fyrir þá. Því meira sem við höldum að við getum haft stjórn á hlutunum, því mun fremur munum við reyna að stjórna og því meira munum við stjórna. Einnig er mikilvægt að varast að láta ekki eftirsjá stjórna sér og sýna sjálfsaga. Sjálfsagi skilur á milli þeirra sem vita hvað á að gera og þeirra sem gera það sem á að gera, þeirra sem skila afburðaárangri og þeirra sem þurfa að leggja harðar að sér.

3. Forgangsröðun
Það er góð tímastjórnun að hafa framkvæmdaröðina í huga. Fólk sem ekki getur forgangsraðað á erfitt með að greina á milli þess sem það langar að gera og þess sem það ætti að vera að gera til að ná langtímamarkmiðum sínum. Pareto-lögmálið segir að 80% árangursins komi frá 20% aðgerða okkar, á meðan 80% þess sem við gerum skili okkur aðeins 20% árangri. Mikilvægt er því að velja rétt og raða verkefnum í forgangsröð eftir mikilvægi þeirra. Með því móti er tryggt að við séum ávallt að sinna því sem mest á ríður.

Í bók sinni Seven Habits of Highly Effective People skiptir Stephen Covey verkefnum í fjóra flokka eftir því hvort að þau eru mikilvæg eða léttvæg og mjög áríðandi eða lítið áríðandi (sjá töflu). Mikilvæg verkefni hafa áhrif á markmið okkar. Þau skipta máli þegar til lengri tíma er litið. Áríðandi verkefni hafa aðeins afleiðingu þegar til skamms tíma er litið. Þau verður að framkvæma strax, þau bíða ekki. Þau eru stundum tengd markmiðum okkar, stundum ekki.

Í fjórðungi I eru atriði sem eru bæði mikilvæg og áríðandi, eins og krísur og alvarleg mál sem þarf að taka á. Þau þurfa að hafa algjöran forgang, hér og nú. Flestir verja mjög miklum tíma í þennan fjórðung, að meðaltali um 90% af tíma sínum.

Í fjórðungi II eru atriði eins og áætlanagerð, fyrirbyggjandi aðgerðir, að vinna í tengslaneti sínu, þróun nýrra vinnuferla, sala, heilsan, fjölskyldan og valddreifing. Í þessum fjórðungi er það sem hefur mest áhrif á markmið okkar og þetta er því fjórðungurinn sem við þurfum að leggja aðaláherslu á.

Í fjórðungi III eru atriði eins og símtöl, (tölvu)póstur, skýrslur og fundir. Þó að þessi verkefni séu áríðandi þá er þar með ekki sagt að þau séu mikilvæg. Hér getum við sparað um 2 klukkustundir á dag, t.d. með því að læra að segja nei.

Í fjórðungi IV eru atriði sem skipta litlu máli en eru oftast skemmtileg eins og leggja kapal í tölvunni, létt spjall við samstarfsmenn eða reykhlé.

Við lifum í stöðugri togstreitu á milli mikilvægra og áríðandi verkefna. Vandamálið sem við glímum við er að mikilvæg verkefni þarf sjaldan að klára í dag eða í þessari viku. Við höfum þar af leiðandi tilhneigingu til að fresta þeim og verja of litlum tíma í fjórðung II og of miklum tíma í fjórðung I og IV. Aðrir verja miklum tíma í fjórðung III og halda að þeir séu að vinna að mikilvægum málum. En þeir eru í raun aðeins að sinna forgangsverkefnum annarra. Skilvirkt fólk er aðallega í fjórðungi II og I.

4. Búa til aðgerðalista
Ein mjög einföld og áhrifarík aðferð sem fjöldi fólks notar er að búa til aðgerðalista þ.e. að ákveða fyrirfram hvernig verja á hverri stund dagsins. Þá er skrifað niður allt það sem þarf að gera yfir daginn eða vikuna og síðan farið skipulega í að vinna það. Verkefni sem lokið er við eru strikuð út af listanum og nýjum verkefnum bætt við. Mikilvægt er að vera raunhæfur þegar búinn er til aðgerðalisti og ekki taka frá of lítinn tíma fyrir verkefni. Ráðlegt er að ráðstafa aðeins 75% af tíma sínum svo að smá svigrúm skapist til að takast á við óvænt erindi.

5. Fela öðrum umsjón með verkefnum
Enginn getur gert allt. Að fela öðrum umsjón með verkefnum er sérlega mikilvægt fyrir stjórnendur. Gullna reglan í tímastjórnun er að byrja á að fela öðrum þau verkefni sem maður hefur sjálfur gaman af að leysa þar sem þau verkefni taka hlutfallslega meiri tíma en nauðsynlegt er. Sum verkefni er þó ekki hægt að fela undirmanni, eins og launamál, agamál, trúnaðarmál og stefnumótun. Góður stjórnandi veit hvaða störf hann verður að vinna og hvaða störfum aðrir geta sinnt jafnvel.

6. Læra að segja "Nei"
Eitt af einkennum þeirra sem sitja uppi með allt of mörg verkefni er að þeir kunna ekki að segja "nei" og taka að sér öll þau verkefni sem fólki dettur í hug að láta þá gera. Fyrir þá sem eru að drukkna í verkefnum er því ráðlegt að læra að segja "nei". Að segja nei ætti að vera jafn auðvelt og að segja já.

Sumir segja að tími sé peningar. Tími er hins vegar meira virði en peningar vegna þess að það er alltaf hægt að afla meiri peninga en það er ekki hægt að búa til tíma. Tíminn er eitthvað sem fer og kemur ekki aftur. Það er því nauðsynlegt að skipuleggja tíma sinn vel vegna þess þá komum við fleiru í verk og líður þar af leiðandi betur.

Greinarhöfundur: Ingrid Kuhlman. Birtist í Frjálsri verslun í 10. tölublaði 2001.