Í hverju einasta fyrirtæki er til mikið af sérþekkingu á öllum stigum: þekkingu á þörfum viðskiptavina, þekkingu á því hvernig hægt væri að bæta vinnuferla og þekkingu á því hvaða nýjar vörur eða þjónustu væri hægt að þróa.
Til að ná utan um þessa þekkingu, safna henni saman, dreifa til annarra og hagnýta hafa mörg fyrirtæki lagt miklar upphæðir í upplýsingakerfi, hugbúnað og innranet þar sem áhersla er lögð á þekkingarstjórnun. Það að dreifa þekkingu er þó miklu meira en bara upplýsingatækni eða sú stefna fyrirtækisins að ná sem mestu út úr reynslu og hæfni starfsfólksins. Að dreifa þekkingu snýst fyrst og fremst um fólk.
Í ákjósanlegasta tilfellinu eru stjórnendur í fyrirtæki ekki metnir eftir því hvort þeir vita meira en starfsfólkið heldur eftir því hvort þeir nái að skapa umhverfi þar sem stöðugur lærdómur verður hluti af daglegum störfum. Umhverfi þar sem þeir sem vita miðla því til þeirra sem ekki vita, þar sem sá sem ekki veit spyr þann sem veit. Umhverfi þar sem lögð er áhersla á traust og gagnkvæma virðingu, þar sem sköpunarkrafturinn fær að blómstra og þar sem starfsmenn á öllum stigum fyrirtækisins skilja mikilvægi þess að vinna saman.
Raunveruleikinn er hins vegar ekki alveg svona einfaldur. Stjórnendur, fyrirmyndirnar og valdamestu einstaklingarnir, sitja oft á þekkingu sinni og láta starfsmenn aðeins vita það sem þeim finnst þeir þurfa að vita. Þeir biðja um þátttöku í ákvörðunum sem hafa í raun þegar verið teknar. Ástæðurnar fyrir því hvers vegna fólk er ekki fúst að deila þekkingu með öðrum eru margar. Fólk er upptekið og hefur ekki tíma til að dreifa þekkingunni til annarra eða einfaldlega gleymir því. Það vill ekki fá þá auknu vinnu og ábyrgð sem fylgir því að deila þekkingu með öðrum. Meginástæður þess að fólk deilir ekki þekkingu með öðrum eru þó einkum þrjár:
1. Fólk heldur að þekking sé vald.
Fólk heldur að það að deila þekkingu með öðrum minnki líkurnar á að það fái stöðu- eða launahækkun og nái persónulegum árangri. "Ef ég veit eitthvað sem þú veist ekki, þá er ég meira virði en þú." "Ef ég segi þér eitthvað sem ég veit, þá missi ég eitthvað af minni þekkingu."
Fyrsta ráðið til að hvetja fólk til að deila þekkingu með öðrum ætti því að vera að breyta umbunarkerfinu og finna leiðir til að umbuna og styrkja dreifingu þekkingar. Mikilvægt er að umbuna þeim sem læra, kenna, hjálpa öðrum og miðla af þekkingu sinni til annarra. Hjá fyrirtækjum eins og t.d. Xerox og American Management Systems er leiðin á toppinn greiðfær fyrir þá sem skrifa, miðla og kenna nýliðum og samstarfsmönnum. Í þessum fyrirtækum er ekki þekkingin vald heldur orðsporið að maður deili þekkingu og miðli af reynslu sinni til annarra.
2. Fólk veit ekki hvers virði það sem það veit er.
Það vanmetur hæfni sína og reynslu og heldur að það hafi lítið merkilegt fram að færa. Það býr yfir hæfni sem það er ekki meðvitað um, veit einfaldlega ekki hvað það veit.
Innan hvers fyrirtækis eru mismunandi menningar. Mikilvægt er fyrir stjórnendur að skapa og viðhalda umhverfi þar sem lögð er áhersla á samvinnu. Þeir þurfa að gefa fólki tilfininguna að það sé metið að verðleikum og leggja áherslu á styrkleika hvers og eins. Eins þurfa þeir að hvetja fólk til að taka áhættu, gera mistök og draga lærdóm af þeim. Þeir þurfa að setja skýr viðmið um frammistöðu og hafa skýra hlutverkaskiptingu. Einnig er mikilvægt að þeir séu hvetjandi, opnir og virði framlag hvers og eins.
3. Fólk vantreystir öðru fólki.
Samvinnumenning byggir á trausti. Það gerist þó alltof oft að hópur af ólíkum einstaklingum er settur í að framkvæma ákveðið verkefni, í stað þess að leyfa fólkinu fyrst að kynnast styrkleikum og veikleikum hvers annars og mynda sameiginlega sýn og skilning á verkefninu. Það tekur tíma að mynda traust og fólk verður ekki mjög líklegt til að deila þekkingu með öðrum né með upplýsingakerfi eða gagnabanka ef það treystir ekki þeim sem koma til með að hafa aðgang að upplýsingunum. Tæknin getur auðveldað dreifingu þekkingar, en það er traustið sem gerir hana kleift.
Því er mikilvægt að byrja á því að skapa möguleika fyrir fólk til að hittast og eiga í samskiptum, bæði formlegum og óformlegum. Það er mikilvægt fyrir fólk að kynnast, leggja mat á trúverðugleika hvers annars og læra á styrkleika og veikleika hvers og eins. Ef tíma er fjárfest í að byggja upp þessa félegslegu eign fyrirtækisins í upphafi verkefnis mun það auka árangur hópsins til lengri tíma litið.
Traust er brothætt en það vex með tímanum og í litlum skrefum. Ef traustið gegnsýrir hópinn verður það þó krafturinn sem gefur fólkinu orku, losar sköpunarkraftinn og gerir samvinnu að ánægjulegum atburði.
Ef fyrirtæki vilja halda sjó og ná samkeppnisforskoti verða þau sem leggja rækt við þekkingu og þjálfun. Þau verða að skapa vinnuumhverfi sem laðar að og hlúir að hæfileikaríkum starfsmönnum, hvetja til lærdóms og viðhalda stöðugu lærdómsferli. Það er ekki hægt að kreista þekkingu úr starfsmönnum, í lærdómsfyrirtæki skapa starfsmenn þekkingu og deila henni með öðrum vegna þess að þeir vilja það.
Greinarhöfundur: Ingrid Kuhlman. Birtist í Viðskiptablaðinu 18. september 2002.
