Stjórnunarfræði er fræðigrein sem notar ákveðnar leiðir til að skoða og greina skipulagsheildir. Saga hennar er frekar stutt.
Við iðnvæðinguna og tilurð verksmiðja varð til nýtt skipulag og krafan um reglubundinn aga varð háværari. Allt í einu þurftu menn að mæta til vinnu á ákveðnum tíma sólarhringsins og sinna ákveðnum verkefnum eftir tilsögn og skipunum annarra. Vélar og stjórnun stærri vinnustaða krafðist þess að starfsfólk lyti valdi stjórnenda. Skyndilega þurfti verkamaðurinn að fórna sjálfstæði sínu og frelsi sem hann þekkti úr landbúnaðarsamfélaginu. Atvinnurekendur stóðu frammi fyrir því að hafa stjórn á starfsfólki í vinnunni.
Síðan hefur mikið vatn runnið til sjávar og í dag er lögð mikil áhersla á nýja tegund stjórnunar, þekkingarstjórnun. Stjórnun þekkingar gengur m.a. út á að skapa, hlúa að og viðhalda þekkingu. Skotið hefur upp kollinum hugmyndin um lærdóms- eða þekkingarfyrirtæki. Fyrirtæki framtíðarinnar sem vill lifa af og ná samkeppnisforskoti þarf að geta aðlagast breyttum aðstæðum fljótt og skipa mannauð sem býr yfir þekkingu og hæfni.
Einsleitir stjórnendur
Í öld þekkingar og upplýsinga þar sem leikreglur eru stöðugt að breytast eru þættir eins og frumkvæði, sveigjanleiki, skilvirkni og hugmyndaauðgi atriði sem skipta miklu máli. Í ljósi þessa verða skipulagsheildir að hafa vilja og hæfileika til að aðlagast breytingum, skapa og tileinka sér nýja þekkingu, hvetja til frumkvæðis og læra að bregðast við samkeppni á réttan hátt. Stjórnendur fyrirtækja verða að hvetja til þekkingaröflunar og þjálfunar starfsmanna. Þeim ber að varast það sem bandaríski stjórnunarfræðingurinn Rosabeth Mary Kanter kallar „homosexual reproduction of management“ sem snýr að því að stjórnendur og lykilstarfsmenn fyrirtækja koma úr sama umhverfi - úr sömu skólum, með sömu menntun og sömu kennarana - og hafa þar af leiðandi ákveðna tihneigingu til að haga sér alveg eins. Þeir líta á vandamál með svipuðum gleraugum og nálgast þau á svipaðan hátt. Til að vera á undan, ná samkeppnisforskoti og skara fram úr er þörf á frumkvæði og nýsköpun.
Fyrirtæki framtíðarinnar, lærdómsfyrirtækið
Fyrirtæki verða að stuðla að auknum lærdómi svo þau geti brugðist við breytingum í umhverfinu. Nauðsynlegt er að hvetja til lærdóms og viðhalda stöðugu lærdómsferli innan skipulagsheilda. Stjórnendur þurfa að skapa umhverfi þar sem stöðugur lærdómur verður hluti af daglegum störfum. Hanna þarf ferli til þekkingarleitar sem og gera starfsþróunarleiðir innan fyrirtækja opnari, nota þekkingaráætlanir, byggja upp lærdómsmenningu og samþætta vinnu og þekkingarleit. Með þessu geta skipulagsheildir komið auga á ný tækifæri og nýtt sér þau til fullnustu á undan samkeppnisaðilum.
Með öðrum orðum, til að skapa eigendum meiri arð verða fyrirtæki að gera betur, skapa meiri þekkingu en samkeppnisaðilar og breiða út þekkingu innan þess sviðs sem fyrirtækið starfar á.
Stjórnun þekkingar
Framtíðin og hið nýja viðskiptaumhverfi munu sífellt gera þær kröfur til fyrirtækja að þau reiði sig á og nýti sér þekkingu, hæfni, reynslu, frumkvæði og sköpunargáfu starfsmanna. Þetta mun vissulega kalla á nýja nálgun í stjórnun skipulagsheilda. Hlutverk stjórnenda er orðið mikilvægara og verkefni þeirra meira krefjandi. Til að tryggja fyrirtækjum samkeppnisstöðu á 21. öldinni er mikilvægt að stjórnendur leggi meiri áherslu á eftirfarandi atriði:
- Stefnumótandi og hvetjandi framtíðarsýn. Endurspeglar framtíðarsýn fyrirtækisins tilgang skipulagsheildarinnar, umhverfi og hagsmuni hluthafa? Er framtíðarsýnin með þeim hætti að hún hvetur starfsmenn á öllum stigum? Upplifa allir starfsmenn og styðja tilgang fyrirtækisins?
- Að virkja starfsmenn á öllum stigum. Styður fyrirtæki við og hvetur til þátttöku starfsmanna? Treystir fyrirtækið á traust og menningu eða stjórnar það hegðun með kerfisbundnum reglum og skýrri verkaskiptingu? Býður fyrirtækið upp á þjálfun, upplýsingar og þá þekkingu sem starfsmenn þurfa til að geta sinnt starfi sínu?
- Að safna saman og deila innri þekkingu. Er upplýsingamiðlun innan fyrirtækisins fullnægjandi? Eru stjórnendur góðir hlustendur, greina þeir óformlegar (vísbendingar) upplýsingar og vinna úr þeim? Er til staðar upplýsingakerfi eða þekkingarbanki sem hvetur til söfnunar og dreifingu upplýsinga?
- Söfnun og samþætting ytri upplýsinga. Vita stjórnendur fyrirtækisins hvað er að gerast í umhverfinu og hvað samkeppnisaðilar eru að gera? Er almennt vitneskja innan fyrirtækisins um það sem er að gerast í umhverfinu? Nota stjórnendur upplýsingatæknina og aðrar leiðir til að afla sér upplýsinga?
- Að sigrast á kyrrstöðu og ýta undir frumkvæði og sköpunargleði. Er menning fyrirtækisins þannig að hvatt er til frumkvæðis og sköpunar? Safna menn upplýsingum og hugmyndum frá öllum aðilum í fyrirtækinu?
Stjórnendur fyrirtækja geta gengið út frá því sem vísu að skipulagsheildir starfa í og munu starfa í óstöðugu umhverfi þar sem hraði breytinga er mikill og erfitt er að hafa reiður á hlutunum, gera áætlanir og stjórna. Til að mæta þessu þarf ný viðmið eða gildi: Rétt stærð skipulagsheilda, sveigjanlegt vinnuafl og stjórnskipulag, valddreifingu og þátttöku starfsmanna. Helsti auður fyrirtækja er ekki fjármagn eða vélar heldur mannauðurinn, upplýsingarnar og þekkingin innan fyrirtækisins. Það sem skilur á milli fyrirtækja í samkeppni er hæfni og þekking starfsmanna. Þau fyrirtæki sem munu halda sjó í framtíðinni og ná samkeppnisforskoti verða þau sem leggja rækt við þrjá þætti: mannauðinn, þekkingu og þjálfun. Fyrirtæki framtíðarinnar þurfa að búa yfir öflugu starfsfólki sem býr yfir mikilli þekkingu. Engu máli skiptir í hvaða rekstri fyrirtæki eru, til að ná tilgangi sínum verða þau að skapa vinnuumhverfi sem laðar að og hlúir að hæfileikaríkum starfsmönnum.
Greinarhöfundur: Gylfi Dalmann Aðalsteinsson. Greinin birtist í Viðskiptablaðinu 28. júní 2000.
