Uppsögn er atburður sem alltaf er erfiður, sérstaklega fyrir þann sem sagt er upp en einnig þann sem er í því hlutverki að segja upp. Mikilvægt er að vanda til verka því þetta er ekki viðtal til að gera mistök í. Uppsögn flokkast undir það sem kallast slæm tíðindi.
Eitt aðaleinkenni slíkra tíðinda er að þau kalla fram sterkar tilfinningar sem langan tíma getur tekið að sætta sig við. Þó að starfsmaður hafi vitað að uppsögn er yfirvofandi koma tíðindin alltaf jafn mikið á óvart.
Uppbygging uppsagnarviðtalsins
Uppbygging uppsagnarviðtals fer fram í fjórum skrefum:
- Undirbúningur. Mikilvægt er að skilaboðin séu hnitmiðuð og skýr. Stað- og tímasetning viðtalsins skipta einnig miklu máli. Ráðlegt er að færa fólki ekki tíðindin á stað þar sem aðrir geta horft á. Einnig að sá sem sagt er upp geti komist í burtu án þess að þurfa að mæta samstarfsmönnum.
- Slæmu tíðindin færð. Eftir stuttan inngang er gott að koma sér afdráttarlaust að efninu og segja að því miður hafir þú slæm tíðindi að færa. Stundum reynist nauðsynlegt að endurtaka skilaboðin svo þau komist örugglega til skila.
- Meðhöndlun tilfinningaviðbragða. Meðhöndlun tilfinninganna fer eftir því á hvaða stigi viðtakandinn er. Algeng stig sem viðtakendur fara í gegnum eru afneitun, reiði, sorg og samþykki. Í afneitunarfasanum getur verið gagnlegt að endurtaka tíðindin, sýna skilning og beita virkri hlustun. Í reiðifasanum er mikilvægt að leyfa viðtakandanum að tala og melta tíðindin og forðast að bregðast við með reiði á móti. Við sorgarviðbrögð er mikilvægt að setja sig í spor viðtakandans og ræða tilfinningarnar sem koma upp eða gefa færi á því að segja ekki neitt. Gott er að geta boðið fólki vatnsglas og eitthvað til að þerra hugsanleg tár.
- Leitin að lausn. Þegar viðtakanda hefur runnið reiðin er hægt að skoða hvaða lausnir eða möguleikar eru í stöðunni og hjálpa viðtakandanum við að finna eigin lausn.
Algeng mistök
Hér fyrir neðan verður fjallað um algeng mistök í uppsagnarviðtali.
Að fresta skilaboðunum
Algeng mistök eru að fresta slæmu tíðindunum. Boðið er upp á kaffi og spjallað dágóða stund um daginn og veginn áður en tíðindin eru flutt. Spennan eykst hjá viðtakandanum og hann fer að gruna að ekki sé allt með felldu. Því lengri tíma sem það tekur að koma slæmu tíðindunum að því erfiðara verður það. Mikilvægt er því að færa tíðindin eins fljótt og hægt er – helst innan tveggja mínútna eftir að viðtalið er hafið.
Að afneita ábyrgð
Í mörgum tilfellum upplifir sá sem flytur tíðindin uppsagnarviðtalið sem eitthvað sem honum var skipað að gera en styður ekki. Freistandi er að gefa það til kynna í viðtalinu, t.d. með því að segja að hann sé nú sjálfur eiginlega ekki sammála ákvörðuninni. Þannig leggur hann meiri áherslu á eigin tilfinningar en tilfinningar starfsmannsins, sem hefur þau áhrif að tilfinningaviðbrögð starfsmannsins verða enn sterkari.
Að fegra tíðindin
Stundum reynir flytjandi tíðindanna að fegra þau í þeirri von að viðtakandinn taki þeim betur, t.d. með því að segja: „Þér stendur til boða að fá starfsráðgjöf. ” Hann hefur hugsanlega rétt fyrir sér en á þessum tímapunkti hafa orðin aðeins öfug áhrif. Viðtakandinn mun túlka þau þannig að gert sé lítið úr tilfinningum hans.
“Hengdu sjálfan þig” aðferðin
Það kallast að „hengja sjálfan sig“ þegar slæmu tíðindin eru aðeins gefin í skyn en ekki flutt beint og opinskátt. Dæmi um það er þegar flytjandi tíðindanna nefnir að atvinnuástandið sé slæmt og nauðsynlegt að skera burt fituna. Viðtakandann fer að gruna að það sé verið að segja honum upp.
Að fylla upp í þögnina
Algeng viðbrögð þess sem flytur tíðindin er að fylla upp í þögnina vegna kvíða fyrir mögulegum viðbrögðum. Tilfinningar viðtakandans eru talaðar í kaf, sem leiðir til þess að þær magnast upp.
Virðuleg brottför
Tilfinningar gegna lykilhlutverki í uppsagnarviðtalinu og ekkert viðtal er eins. Hæfni þess sem flytur tíðindin gerir úrslitin. Miklu máli skiptir að brottför starfsmannsins sé virðuleg. Þetta gildir sérstaklega í aðstæðum þar sem starfsmanni er ekki sagt upp vegna afbrota eða vanhæfi í starfi. Mikilvægt er að tryggja virðulega brottför, þannig að aðilar geti kvaðst með virðingu og án þess að hafa horn í síðu hvors annars.
Greinarhöfundur: Ingrid Kuhlman. Birtist í Viðskiptablaðinu 5. febrúar 2009.
